Pflichtangaben in einer Rechnung

Andreas Willner Sachgebietsleiter, Hof Wolfgang Macht Sachgebietsleiter, Hof Kapitel Pflichtangaben in einer Rechnung Rechnungen erstellen in Sonderfällen Fehlerhafte Rechnungen korrigieren Checkliste Überprüfung einer Eingangsrechnung Bild: MEV Verlag GmbH, Germany Bei der Erstellung von Rechnungen gibt es gewisse Vorgaben zu beachten. Das Umsatzsteuerrecht sieht eine Reihe von Mindestanforderungen für Rechnungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinstbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (brutto). Angabe von Name und Anschrift Erforderlich sind• der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie • die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers. Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden. Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr. Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich. Ausstellungsdatum muss angegeben werden Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar. Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist. Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise (z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen) gebildet werden.Beispiel: Aufbau der RechnungsnummerI 0703-M – 003896 – 23Bedeutung• I: Inlandslieferung; • 0703: Rechnungsdatum 3. Juli; • M: Nummernkreis Auslieferungslager München; • 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3.896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München); • 23 bezeichnet das Jahr 2023. Rechnungen über Kleinbeträge (= Rechnungsbetrag bis 250 EUR) und Fahrausweise  müssen nicht fortlaufend nummeriert werden. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert die Angabe der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung.Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Geschenkartikel oder Beratungsleistung) reichen jedoch nicht aus.Nötig ist vielmehr die handelsübliche Bezeichnung. Dies ist i. d. R. eine genaue Produktangabe. Fraglich ist die Tiefe bzw. Genauigkeit im Niedrigpreissegment (Preis unterhalb von 10 EUR). Hier lässt sich sagen, dass die Frage, ob eine handelsübliche Bezeichnung vorliegt, von der Handelsstufe, der Art und dem Inhalt der Lieferung und dem Wert der einzelnen Gegenstände abhängt und immer im Einzelfall zu bestimmen ist. Angabe des Liefer- oder Leistungszeitpunkts, Zahlungszeitpunkts ist verpflichtend Vorgeschrieben ist als Angabe auf einer Rechnung auch der Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt.Als Zeitpunkt ist die Angabe des Monats ausreichend. Das gilt auch dann, wenn das Rechnungsdatum mit dem Liefer-/Leistungsdatum übereinstimmt. Steht der genaue Liefer- oder Leistungstermin noch nicht fest, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden. window.Ads_BA_pagetype = „detail“; Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z. B. „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, muss dieser gesondert auf der Rechnung vermerkt werden. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben. Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:• Entgelt, • Steuerbetrag, • Steuersatz/Steuerfreiheit. In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. des Grundes der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen. Auch bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuerbetrags verzichtet werden. Der Steuersatz ist nur anzugeben, wenn die Beförderung dem Regelsteuersatz unterliegt. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen Ebenfalls auf der Rechnung aufzuführen sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen.Gemeint sind damit Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis …“. Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich. Die Vorschriften über einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag finden bei Inanspruchnahme der Entgeltminderung keine Anwendung. • 1(current) 2 3 4 Zurück Weiter Schlagworte zum Thema:  Rechnung, Umsatzsteuer Produktempfehlung Zum Shop window.addEventListener(‚DOMContentLoaded‘, function () { if (localStorage.getItem(„pega_consent“) === „true“) { var element = document.getElementById(„prod-box-main-container“); element.classList.remove(„hidden“); } }); window.addEventListener(‚load‘, function () { if (localStorage.getItem(„pega_profiling_consent“) === „true“) { require([‚lib/hg.pegaHandler‘], function () { var settings = new PegaSettings(„https://chrhfv-hamark-prod1.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/Container“, „https://chrhfv-hamark-prod1.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/CaptureResponse“, „https://chrhfv-hamark-prod1-decisionhub.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/Container“, „https://chrhfv-hamark-prod1-decisionhub.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/CaptureResponse“, „FreeContentPlacement“, „NBACOS“, „“, „HauCDH“); var portalInfo = new PagePortalInfo(„Finance“, „Buchführung & Kontierung“, false, true, „Chapter“); hg.pegaHandler().initFreeContent(settings, portalInfo, „Rechnung&Umsatzsteuer“); hg.pegaHandler().initFreeContentSticky(settings, portalInfo, „Rechnung&Umsatzsteuer“); }); } else if(localStorage.getItem(„pega_cookie_warning_discarded“) !== „true“) { require([‚lib/hg.pegaHandler‘], function () { hg.pegaHandler().initFallbackStickyBox(„tAQwdIR_y“); }); } }); Meistgelesene Beiträge Diese Unterlagen können 2025 vernichtet werden 20.425 3 GWG-Grenzen 2024 und Abschreibungsmöglichkeiten 8.403 Betriebsveranstaltung buchen: Höchstgrenze und Kostenermittlung für Weihnachtsfeier 7.772 1-%-Regelung – Berechnung bei umsatzsteuerpflichtigem Unternehmer 4.772 Wann Leistungen als wiederkehrend bewertet werden 4.297 Überblick über die Abschreibungsmöglichkeiten von PCs 4.012 Bürokratieentlastungsgesetz: Reduktion bestimmter Aufbewahrungspflichten 3.060 Termine für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung Dezember 2024 3.031 Wie die Bewirtung eigener Arbeitnehmer richtig eingeordnet wird 2.878 Trinkgeld als Betriebsausgabe geltend machen und buchen 2.779 Neueste Beiträge Betriebsprüfung – keine Schätzungsbefugnis bei pauschaler Verbuchung von Non-Food-Artikeln 20.01.2025 Diese Unterlagen können 2025 vernichtet werden 14.01.2025 3 Termine für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung Dezember 2024 08.01.2025 Durchlaufende Posten – Besteuerung vermeiden 07.01.2025 Verpflegungsmehraufwand 2025: Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten 07.01.2025 Checkliste Überprüfung einer Eingangsrechnung 06.01.2025 Pflichtangaben in einer Rechnung 06.01.2025 Fehlerhafte Rechnungen korrigieren 06.01.2025 Rechnungen erstellen in Sonderfällen 06.01.2025 Geschenke an Arbeitnehmer 10.12.2024 12 Kommentare zum Artikel Jetzt kommentieren Um einen Kommentar zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Sie müssen JavaScript aktivieren, um einen Kommentar schreiben zu können. In diesem Artikel heißt es u.a.: „Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z.B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller zunächst den ausgewiesenen USt-Betrag.“ Insoweit ist aber zumindest die Finanzverwaltung anderer Auffassung! In Abschnitt 14c.1 Abs. 9 UStAE wird hierzu (mit Beispiel) ausgeführt: Bei zu niedrigem Steuerausweis schuldet der Unternehmer die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. Der Unternehmer hat in diesem Fall die Steuer unter Zugrundelegung des maßgeblichen Steuersatzes aus dem Gesamtrechnungsbetrag herauszurechnen. Bitte überprüfen Sie deshalb diesen Beitrag und berichtigen Sie die betreffende Passage oder weisen Sie zumindest auf die abweisende Auffassung der Finanzverwaltung hin. Antworten Michael Hasselbach Thu Feb 10 11:41:29 CET 2022Thu Feb 10 11:41:29 CET 2022 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Sehr geehrter Herr Hasselbach, herzlichen Dank für den Hinweis. Unser Autor hat seinen Text geprüft und der Satz war falsch. Wir haben den Text oben angepasst. Hier ebenfalls der richtig lautende Satz: Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z.B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller dennoch eine Steuer von 19% aus dem geforderten Zahlungsbetrag. Der Rechnungsempfänger kann nur einen 7 %igen Vorsteuerabzug geltend machen. Herzlichen Dank nochmal für Ihren Hinweis und viele Grüße OnlineRedaktionFinance Tue Feb 15 15:54:11 CET 2022Tue Feb 15 15:54:11 CET 2022 Hallo Frau Veith, danke für Ihren Kommentar. Können Sie mir sagen, wo ich den vom Autor beantworteten Text finden kann? Danke. Antworten Korrektor Thu Aug 05 10:04:17 CEST 2021Thu Aug 05 10:04:17 CEST 2021 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Die ausführliche Antwort finden Sie hier: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/aus-der-praxis-fuer-die-praxis-rechnungsstellung_186_544988.html Viele Grüße Ihre Haufe Online Redaktion Finance Carmen Oswald Thu Aug 05 11:26:03 CEST 2021Thu Aug 05 11:26:03 CEST 2021 Ist der Firmennamen eine Pflichtangabe? Reicht es ggf., wenn die Rechnung an den Gesellschafter-GF (bei identischer Adresse) adressiert wurde? Vorsteuerabzug kommt wg. § 19 UStG eh nicht in Frage. Vielen Dank. Antworten Korrektor Tue May 25 09:28:40 CEST 2021Tue May 25 09:28:40 CEST 2021 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Ihre Frage haben wir von einem Autor beantworten lassen und werden demnächst die Antwort auf dem Finance-Portal einstellen, denn hier an dieser Stelle wäre das ein zu langer Text. Wir sind der Meinung, dass diese Antwort auch anderen Finance-Portal-Nutzer interessieren könnte. Viele Grüße Sabine Veith Sabine Veith Tue Jun 08 10:33:06 CEST 2021Tue Jun 08 10:33:06 CEST 2021 Frage ist die Handelsregister Nummer eine Pflichtangabe auf der Rechnung? Antworten Anita Grosch Wed Oct 09 11:58:33 CEST 2019Wed Oct 09 11:58:33 CEST 2019 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Sehr geehrte Frau Grosch, es muss zwischen Steuerrecht und Handelsrecht unterschieden werden (§ 14 Abs. 4 UStG). Steuerrechtlich ist die Angabe der Handelsregisternummer nicht erforderlich. Der Name und die Anschrift des Leistenden und dessen Steuernummer bzw. USt-ID-Nummer sind insoweit ausreichend. Handelsrechtlich ist bei einer Firma die Nummer des Handelsregistereintrags zu vermerken, das ist in § 37 a HGB (Geschäftsbriefe) festgelegt. Entsprechendes gilt im Aktienrecht (§ 80 AktG) oder dem GmbH-Recht (35a GmbHG) bzw bei Personengesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter (§ 125a HGB). Viele Grüße Ihre Haufe Online Redaktion Sabine Veith Mon Oct 14 13:50:00 CEST 2019Mon Oct 14 13:50:00 CEST 2019 Dass der Nummernkreis keine Lücken enthalten darf, ist m. E. falsch. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlaß steht explizit „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend“. MfG Antworten Thomas Manzke Fri Nov 18 14:47:34 CET 2016Fri Nov 18 14:47:34 CET 2016 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Vielen Dank für Ihren Hinweis. Wir haben hierzu eine weitere News veröffentlicht: https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/fortlaufende-nummerierung-von-rechnungen-ausnahmen_186_387400.html OnlineRedaktionFinance Mon Dec 05 10:10:41 CET 2016Mon Dec 05 10:10:41 CET 2016 Ja, die Währung ist eine Pflichtangabe. Viele Grüße, Ihre Online Redaktion Finance Antworten Carla Reckmann Mon Feb 29 16:01:56 CET 2016Mon Feb 29 16:01:56 CET 2016 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Ist die Angabe der Währung verpflichtend? Antworten Roma Mon Feb 29 12:24:34 CET 2016Mon Feb 29 12:24:34 CET 2016 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Top-Themen Downloads #feedback { background-image: url(https://www.haufe.de/statics/master-17852/images/feedback-smileys.svg); } @media screen and (max-width: 767px) { #feedback { background-image: url(https://www.haufe.de/statics/master-17852/images/feedback-smiley.svg); } } Ihre Meinung ist uns wichtig Ihre Meinung ist uns wichtig *Sollten Sie im Textfeld (optional) personenbezogene Daten übermitteln, beachten Sie bitte unsere Datenschutzerklärung Schliessen Zum Haufe Shop Zum Thema Buchführung & Kontierung Haufe Shop: Mehr Ordnung beim Jahresabschluss Fachwissen, Arbeitshilfen & Fortbildung – alles in einem Produkt. Profitieren Sie von rechtssicheren Fachbeiträgen, Checklisten und Berechnungshilfen sowie flexibler Fortbildung zum Jahresabschluss. Finden Sie für Ihre Jahresabschluss-Anforderungen die passende Version und testen Sie Ihr Wunschprodukt 4 Wochen kostenlos. Jetzt mehr erfahren! 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