Aus der Praxis – für die Praxis: Reisekosten: Wie müssen die Verpflegungskosten gebucht werden, um den Vorsteuerabz…
Michael Winter Bachelor of Laws (LL.B.), StB Bild: Corbis Wie müssen die Verpflegungskosten gebucht werden, um den Vorsteuerabzug zu erhalten? Unter der Rubrik „Aus der Praxis – für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Müssen, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden? Mehraufwand für Verpflegung Frage: Ein Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Verpflegungskosten setzt regelmäßig eine Betriebsausgabe voraus. Müssen dann, um den Vorsteuerabzug richtig buchen zu können, die Verpflegungskosten als nicht abziehbare Betriebsausgaben gebucht werden?Antwort: Bei auswärtigen Tätigkeiten dürfen ertragsteuerlich nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Aber! Der Unternehmer darf die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen. Inländische Verpflegungspauschalen (seit 2020) Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 14 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt. window.Ads_BA_pagetype = „detail“; Praxis-Beispiel:Ein Unternehmer trifft sich am Montag, 10.2., mit seinem Geschäftspartner zu Vertragsverhandlungen. Er fährt am Sonntag um 17.00 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:AbwesenheitPauschaleEURSonntag, Abwesenheit 7 Stunden (mehrtägig)14Montag, Abwesenheit 24 Stunden28Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden28Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden28Donnerstag, Abwesenheit 12,5 Stunden14Verpflegungsmehraufwand =112Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag4674/6674Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand112,001890/2180Privateinlagen112,00 Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen (BFH-Urteil v. 7.7.2005, V R 4/03). Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind (Abschn. 15.6. Abs. 1 UStAE).Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.Praxis-Beispiel:Ein Unternehmer unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar bezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:Verpflegungspauschale von 14 EUR x 2 = 28,00 EURÜbernachtungskosten (122 EUR – 15 EUR – 7 EUR USt =) 100,00 EURInsgesamt 128,00 EURVorsteuer aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück 7,00 EURVorsteuer aus dem Hotelfrühstück (15 EUR x 19/119 =) 2,39 EURVorsteuer aus den übrigen tatsächlichen Verpflegungskosten 26,60 EURVorsteuer insgesamt 35,99 EURKonto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag4674/6674Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand100,004652/6642Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)12,611571/1401Abziehbare Vorsteuer 7%7,001576/1406Abziehbare Vorsteuer 19%2,391200/1800Bank122,00Konto SKR 03/04 SollKontenbezeichnungBetragKonto SKR 03/04 HabenKontenbezeichnungBetrag4674/6674Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand28,004652/6642Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht abziehbarer Anteil)140,001576/1406Abziehbare Vorsteuer 19%26,601890/2180Privateinlagen194,60 Schlagworte zum Thema: Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Vorsteuerabzug window.addEventListener(‚load‘, function () { if (localStorage.getItem(„pega_profiling_consent“) === „true“) { require([‚lib/hg.pegaHandler‘], function () { var settings = new PegaSettings(„https://chrhfv-hamark-prod1.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/Container“, „https://chrhfv-hamark-prod1.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/CaptureResponse“, „https://chrhfv-hamark-prod1-decisionhub.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/Container“, „https://chrhfv-hamark-prod1-decisionhub.pegacloud.net/prweb/PRRestService/PegaMKTContainer/V3/CaptureResponse“, „FreeContentPlacement“, „NBACOS“, „“, „HauCDH“); var portalInfo = new PagePortalInfo(„Finance“, „Steuern & Finanzen“, false, true, „News“); hg.pegaHandler().initFreeContent(settings, portalInfo, „Reisekosten&Verpflegungsmehraufwand&Vorsteuerabzug“); hg.pegaHandler().initFreeContentSticky(settings, portalInfo, „Reisekosten&Verpflegungsmehraufwand&Vorsteuerabzug“); }); } else if(localStorage.getItem(„pega_cookie_warning_discarded“) !== „true“) { require([‚lib/hg.pegaHandler‘], function () { hg.pegaHandler().initFallbackStickyBox(„tAQwdIR_y“); }); } }); Produktempfehlung Zum Shop window.addEventListener(‚DOMContentLoaded‘, function () { if (localStorage.getItem(„pega_consent“) === „true“) { var element = document.getElementById(„prod-box-main-container“); element.classList.remove(„hidden“); } }); Meistgelesene Beiträge Steuerfreie Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand 6.051 8 Welche Geschenke an Geschäftsfreunde abzugsfähig sind 5.081 Verjährung von Forderungen 2024: 3-Jahresfrist im Blick behalten 3.497 Bauleistungen nach § 13b UStG: Beispiele 3.412 Pauschalversteuerung von Geschenken 2.924 Diese Leistungen bewirken den Wechsel der Steuerschuldnerschaft 2.861 Aufwendungen für eine neue Einbauküche müssen abgeschrieben werden 2.787 Was sind keine Bauleistungen nach § 13b UStG? 2.604 Zuzahlungen des Arbeitnehmers bei privater Nutzung des Firmenwagens 2.539 6 Warum Kinder schnell entscheiden sollten, wenn es um das Elternhaus geht 2.301 Neueste Beiträge Reisekosten: Wie müssen die Verpflegungskosten gebucht werden, um den Vorsteuerabzug zu erhalten? 23.04.2025 4 DSGVO: Auskunftsanspruch an Finanzamt auch bei größerem Aufwand 22.04.2025 Grunderwerbsteuer: Wann sich das Finanzamt bei Zusatzleistungen meldet 16.04.2025 Intrastat: Meldungen machen – eine Anleitung 15.04.2025 Intrastat-Meldungen: Grundlagen und Erklärung 15.04.2025 Intrastat-Meldungen: Auskunftspflicht und Befreiung 15.04.2025 Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung, Schweizer UID-Nummer und neue Steuersätze 14.04.2025 2 Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz: Grundsatz und Registrierungspflicht 08.04.2025 Abgrenzung zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen 08.04.2025 Schweiz: Lieferungen aus dem Ausland und Erfassung von Kleinsendungen 08.04.2025 4 Kommentare zum Artikel Jetzt kommentieren Um einen Kommentar zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Sie müssen JavaScript aktivieren, um einen Kommentar schreiben zu können. Leider hat bei mir die Außenprüfung die Ansicht von Herrn Giebel bestätigt: „Hierbei handelt es sich bei den Kosten der Verpflegung des Unternehmers bzw. des Mitunternehmers um Kosten der privaten Lebensführung i.S.d. § 12 Nr. 1 EStG. Diese Kosten sind nicht steuerlich ansetzbar. Darüber hinaus sind sie durch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bereits abgegolten. Die Vorsteuer auf Aufwendungen i.S.d. § 12 Nr. 1 EStG ist mangels betrieblicher Veranlassung nicht abziehbar.“ Antworten Totti Sun Jan 08 11:56:00 CET 2023Sun Jan 08 11:56:00 CET 2023 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Vielen Dank für Ihren Kommentar. Unser Autor hat uns nochmals folgende Klarstellung zukommen lassen: Nach § 15 Abs. 1a UStG sind Vorsteuerbeträge aus Leistungen für das Unternehmen nicht abziehbar, die auf Aufwendungen entfallen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 7 oder des § 12 Nr. 1 EStG gilt. Die Aufwendungen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG sind nicht in § 15 Abs. 1a UStG aufgeführt. Somit ist der Vorsteuerabzug aus den Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG nicht abziehbar sind, nicht ausgeschlossen. Voraussetzung ist natürlich, dass eine betriebliche Veranlassung vorliegt. Diese wird nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG bejaht, wenn der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig wird. Der Betriebsausgabenabzug wird allerdings auf die Höhe der steuerlichen Pauschalen begrenzt. Da der Betriebsausgabenabzug (wenn auch eingeschränkt) zulässig ist, kann es sich nicht um Kosten der privaten Lebensführung handeln, die nach § 12 Nr. 1 EStG nicht abziehbar sind. Konsequenz ist, dass der Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Kosten möglich sein muss. Wenn Finanzbeamte eine andere Auffassung vertreten kann dann eine Klärung i.d.R. nur durch die Finanzgerichte erfolgen. Viele Grüße Ihre Haufe Online Redaktion Finance Carmen Oswald Fri Jan 13 14:44:48 CET 2023Fri Jan 13 14:44:48 CET 2023 Sehr geehrter Herr Giebel, vielen Dank für Ihre Anmerkung. Die eigene Verpflegung des Unternehmers während einer auswärtigen Tätigkeit (Geschäftsreise) gehört nicht zu Kosten der Privaten Lebensführung. § 4 Abs. 5 EStG lautet wie folgt: „(5) Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: … (N. 5) Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen. Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach Maßgabe des § 9 Abs. 4 a abziehbar;“ Konsequenz: Mehraufwendungen für die Verpflegung während einer Geschäftsreise sind als Betriebsausgaben einzustufen. Nach § 15 Abs. 1 a UStG sind Vorsteuerbeträge nicht abziehbar, die auf Aufwendungen entfallen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 7 oder des § 12 Nr. 1 EStG gilt (siehe auch Abschn. 15.2 Abs. 3 Nr. 1 UStAE). Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG geregelt, sodass die Einschränkung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 Abs. 1 a UStG nicht greift. Außerdem hat das BMF zu den Verpflegungskosten des Unternehmers bereits im Schreiben vom 28.3.2001 (IV B 7 – S 7303a – 20/01) wie folgt Stellung genommen: „Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise den Vorsteuerabzug unter den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer auf den Namen des Unternehmers bzw. durch Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV belegt sind.“ Fazit: Der Unternehmer kann die Vorsteuer aus den tatsächlichen (angemessenen) Verpflegungskosten geltend machen. Antworten FinanceOnlineRedaktion Fri Jul 21 14:05:23 CEST 2017Fri Jul 21 14:05:23 CEST 2017 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. Jetzt anmelden Nach meiner Ansicht berechtigen Aufwendungen für die eigene Verpflegung des Unternehmers nach § 15 Abs. 1a UStG i.V.m § 12 Nr. 1 EStG als Kosten der Privaten Lebensführung nicht zum Vorsteuerabzug. Aus Abschnitt 15.6 Abs. 1 UStAE ergibt sich nichts anderes, da dieser nur Bewirtungsaufwendungen nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG vom Vorsteuerauschluss ausnimmt. Hierbei handelt es sich aber um Bewirtungskosten von Geschäftsfreunden. Antworten Andreas Giebel Mon Jul 17 19:44:35 CEST 2017Mon Jul 17 19:44:35 CEST 2017 Um eine Antwort zu schreiben, melden Sie sich bitte an. 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Vorsteuer-Buchung (sofern das buchführende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist) steht ein Geld- oder Personenkonto gegenüber. Weiter Kontierungslexikon für die Praxis: Richtig kontieren von A-Z Mit der Kontierungstabelle ordnen Sie schnell und sicher die 5.000 häufigsten Geschäftsvorfälle den richtigen Konten zu und bestimmen die Abschlusspositionen der Konten. Mit ausführlichen Erläuterungen zur richtigen Kontierung. Zusätzlich steht Ihnen ein Kontierungs-ABC online zur Verfügung. Weiter Reisekosten Inland für Unternehmer: Verpflegungskosten Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Verpflegungspauschalen tatsächliche Verpflegungskosten Vorsteuerabzug 1 So kontieren Sie richtig! Praxis-Wegweiser: Das richtige … mehr 4 Wochen testen Bild: Haufe Online Redaktion Newsletter Steuern und Buchhaltung Aktuelle Informationen aus den Bereichen Steuern und Buchhaltung frei Haus – abonnieren Sie unseren Newsletter:• Für Praktiker im Rechnungswesen • Buchhaltung und Lohnbuchhaltung • Alles rund um betriebliche Steuern Pflichtfeld: Bitte geben Sie eine gültige E-Mail Adresse ein. Hiermit bestätige ich, dass ich die AGB und die Datenschutzerklärung gelesen habe und mit ihnen einverstanden bin. Sie müssen den AGB zustimmen Jetzt abonnieren function verifyCallback1704711308 () { document.getElementById(„form-newsletter-1704711308“).submit(); } Bitte aktivieren Sie Javascript in Ihrem Browser um das Newsletter-Abonnement abzuschließen. document.getElementById(„form-newsletter-1704711308“).classList.remove(„hidden“);